✅ Checkliste zur Prozessoptimierung

1. Prozessdokumentation

☐ Gibt es für alle Kernprozesse eine schriftliche Dokumentation (Ablauf, Rollen, Schnittstellen)?
☐ Sind Arbeitsanweisungen aktuell und praxisnah formuliert?
☐ Werden Prozesse regelmäßig überprüft und angepasst?
☐ Kennt das Team die dokumentierten Prozesse und arbeitet danach?

2. Informationsfluss & Kommunikation

☐ Ist der Informationsfluss zwischen Abteilungen definiert und verbindlich geregelt?
☐ Gibt es feste Übergabepunkte mit Verantwortlichkeiten?
☐ Werden relevante Informationen zentral abgelegt und versioniert?
☐ Finden regelmäßig kurze Feedbackschleifen oder Rückmeldungen statt?

3. Schnittstellen & Verantwortlichkeiten

☐ Sind alle Prozessbeteiligten und ihre Rollen eindeutig benannt?
☐ Gibt es klar definierte Schnittstellen zwischen Abteilungen oder externen Partnern?
☐ Gibt es Doppelverantwortungen oder Graubereiche?
☐ Wurden Verantwortlichkeiten auch bei Krankheits-/Urlaubsvertretung geklärt?

4. Datenstruktur & Tools

☐ Sind die wichtigsten Prozessdaten zentral gespeichert und aktuell?
☐ Gibt es definierte Standards für die Benennung und Ablage von Dateien?
☐ Wird das bestehende Toolset (z. B. ERP, PLM) vollständig genutzt?
☐ Gibt es regelmäßige Schulungen zum Umgang mit relevanten Tools?

5. Messbarkeit & kontinuierliche Verbesserung

☐ Gibt es definierte Kennzahlen zur Bewertung von Prozessen?
☐ Werden diese KPIs regelmäßig überprüft und diskutiert?
☐ Gibt es Raum für Verbesserungsvorschläge aus dem Team?
☐ Werden Änderungen dokumentiert und nachverfolgt?

📊 Auswertung & nächste Schritte

🔎 Weniger als 15 Punkte angekreuzt?
→ Es gibt deutliche Optimierungspotenziale in Ihren Prozessen.

📌 Zwischen 15 und 20 Punkten?
→ Guter Start – jetzt gilt es, Prioritäten zu setzen und konkret zu verbessern.

✅ Mehr als 20 Punkte angekreuzt?
→ Sie arbeiten bereits sehr strukturiert – jetzt kann Automatisierung der nächste Schritt sein.

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